الإدارة العامة للتوثيق والأرشيف والذاكرة المؤسسية

ﻻئحة الإدارة العامة للتوثيق والأرشيف والذاكرة المؤسسية

---

الفصل الأول: التعريف بالإدارة

1. تعريف الإدارة
   • تُعد الإدارة العامة للتوثيق والأرشيف والذاكرة المؤسسية الجهة المسؤولة عن حفظ وتوثيق جميع المعلومات، السجلات، والمستندات الرسمية الخاصة بمنصة “النظام الشامل”، إضافةً إلى الحفاظ على التاريخ المؤسسي للمنصة وتطوير منظومة أرشيفية رقمية متقدمة.
2. الرؤية
   • بناء نظام توثيق وأرشيف متكامل يعزز الشفافية، يسهل الوصول إلى المعلومات، ويحافظ على تاريخ منصة “النظام الشامل” بشكل دقيق وآمن.
3. الرسالة
   • توثيق وإدارة جميع سجلات وأحداث المنصة بشكل احترافي، مع ضمان استمرارية نقل المعرفة للأجيال القادمة بما يحفظ الهوية المؤسسية للمنصة.
4. القيم
   • الدقة والشفافية
   • الحفظ المستدام
   • الأمان المعلوماتي
   • التعاون والتكامل
   • التميز في إدارة المعرفة

---

الفصل الثاني: الهيكل التنظيمي

1. مدير الإدارة العامة
   • يتمتع بصلاحيات استثنائية تشمل:
     • إدارة الطوارئ المعلوماتية من خلال خطط استباقية لحماية البيانات.
     • إمكانية تشكيل فرق عمل أو لجان تحقيق داخلية لمراجعة أي خلل في الأرشيف أو التوثيق.
     • تخصيص ميزانية عاجلة لإنقاذ الوثائق في حالات الطوارئ.
     • تنسيق مباشر مع الإدارات الأخرى لضمان توثيق فوري للأحداث الكبرى.
2. نائب مدير الإدارة
   • يُعين وفقًا لنفس معايير مدير الإدارة.
   • يُعاون المدير في تنفيذ مهامه ويتولى مسؤولياته في حال غيابه.
3. قسم التوثيق المؤسسي
   • توثيق جميع القرارات، المحاضر، والمراسلات الرسمية.
   • إدارة برنامج “وثيقة الشهر” الذي يُبرز وثيقة تاريخية مهمة تتعلق بالمنصة.
   • تنفيذ مشروع “رصد اللحظة التاريخية” لتوثيق الأحداث الجارية لحظة وقوعها.
4. قسم الأرشيف الرقمي
   • إدارة نظام أرشيف إلكتروني يعتمد على الذكاء الاصطناعي لتصنيف الوثائق.
   • تطوير نظام “تصنيف ديناميكي” يسمح بربط الوثائق بمجالات متعددة.
   • إدارة منصة “الأرشيف المفتوح” التي تتيح وثائق محددة للجمهور العام.
5. قسم إدارة المعرفة المؤسسية
   • تطوير برامج توثيق لأفضل الممارسات والنماذج الإدارية الناجحة داخل المنصة.
   • إدارة برنامج “نقل المعرفة المؤسسية” لضمان توثيق ونقل الخبرات للأعضاء الجدد.
   • إطلاق برنامج “رحلة في الذاكرة” الذي يُتيح للأعضاء استكشاف تاريخ المنصة بطريقة تفاعلية.
6. فريق إدارة الطوارئ وحماية البيانات
   • تنفيذ برنامج “ذاكرة احتياطية في السحابة” لحفظ نسخة مشفرة من الوثائق في خوادم خارجية.
   • تأسيس “نظام إجلاء معلوماتي” لنقل الوثائق المهمة تلقائيًا في حال وقوع خطر.
   • إدارة نظام “التوقع التوثيقي” الذي يُحدد المستندات الأهم وفق تحليل متقدم.

---

الفصل الثالث: البرامج والمبادرات

1. برنامج “ذاكرة المستقبل”
   • تدريب الشباب على مهارات التوثيق وحفظ التاريخ المؤسسي بطرق حديثة.
2. برنامج “معرض الوثائق الرقمية”
   • يُبرز تاريخ المنصة بشكل بصري متكامل يتضمن فيديوهات، صور، ومحتوى تفاعلي.
3. برنامج “تكريم الرواد”
   • يُبرز الشخصيات التي ساهمت في تأسيس وتطوير منصة “النظام الشامل”.
4. برنامج “قصة وثيقة”
   • يُبرز قصصًا تاريخية مرتبطة بوثائق مهمة داخل المنصة.
5. برنامج “أرشيف القضايا العامة”
   • يُركز على توثيق النقاشات الفكرية والسياسية المؤثرة في الرأي العام.

---

الفصل الرابع: إدارة الطوارئ وأمن المعلومات

1. نظام النسخ الاحتياطي المستمر
   • يتم تنفيذ نسخ احتياطي دوري لجميع الوثائق والمعلومات وفق خطة زمنية مُحكمة.
2. برنامج حماية الذاكرة المؤسسية
   • تطوير نظام تشفير حديث يمنع الوصول غير المصرح به للمعلومات.
3. نظام “إشعارات أمنية فورية”
   • يُصدر إشعارات فورية عند محاولة الوصول غير المشروع إلى الأرشيف.

---

الفصل الخامس: إدارة الأحداث الكبرى

1. وحدة التوثيق الحدثي
   • تُكلف بتوثيق الفعاليات الكبرى (المؤتمرات، اللقاءات الفكرية، الندوات) بشكل فوري.
2. ذاكرة المؤتمرات
   • تجمع جميع توصيات ومخرجات الفعاليات الفكرية والسياسية التي تُعقد داخل المنصة.
3. مشروع “توثيق الأزمات”
   • يهدف إلى تحليل وتوثيق استجابة المنصة للأحداث الطارئة لزيادة كفاءة التعامل معها مستقبلًا.

---

الفصل السادس: معايير الجودة

1. نظام مراجعة الوثائق
   • يُجري فحصًا دوريًا لجميع المستندات لضمان حداثتها ودقتها.
2. بروتوكول التوثيق المتقدم
   • يُطبق نظامًا يسمح بتحديث الوثائق القديمة وفقًا للمستجدات.
3. نظام “إخطارات التحديث”
   • يُنبه الأعضاء إلى تحديثات الوثائق المهمة بشكل تلقائي.

---

الفصل السابع: الشفافية والحوكمة

1. برنامج “الأرشيف المفتوح”
   • يُتيح للجمهور الاطلاع على الوثائق التاريخية غير السرية لتعزيز الشفافية.
2. نظام الملاحظات الإلكتروني
   • يُتيح للأعضاء تقديم ملاحظاتهم ومقترحاتهم لتحسين نظام الأرشيف.
3. لجنة الإشراف الوثائقية
   • تُراجع جميع قرارات الإدارة وتراقب تطبيق المعايير التوثيقية بشكل منتظم.

---

الفصل الثامن: تكريم الشخصيات الفاعلة

1. برنامج “تكريم الرواد”
   • يُكرّم الشخصيات التي قدمت إسهامات كبيرة في بناء وتطوير منصة “النظام الشامل”.
2. وسام “التوثيق الذهبي”
   • يُمنح للأعضاء الذين يساهمون بفاعلية في حفظ التاريخ المؤسسي.

---

الفصل التاسع: أحكام ختامية

1. تنفيذ اللائحة
   • تُعد هذه اللائحة نافذة فور اعتمادها من قبل المجلس التنفيذي.
2. تحديث اللائحة
   • يتم مراجعة هذه اللائحة بشكل دوري بما يتماشى مع تطورات بيئة العمل التوثيقي.
3. تفسير البنود
   • يُعد مدير الإدارة العامة للتوثيق والأرشيف والذاكرة المؤسسية المرجع الأساسي في تفسير بنود هذه اللائحة.

---